加快推進(jìn)電子檔案建設 助力集團高質(zhì)量發(fā)展

當今世界信息技術(shù)創(chuàng )新發(fā)展日新月異，以數字化、網(wǎng)絡(luò )化、智能化為特征的數字化轉型浪潮蓬勃興起。黨的十八大以來(lái)，以習近平同志為核心的黨中央高度重視信息化工作，高瞻遠矚、把握大勢，從黨和國家事業(yè)發(fā)展全局出發(fā)，提出了一系列新理念、新思想、新戰略，為促進(jìn)信息化建設和數字化轉型指明了前進(jìn)方向，提供了根本遵循。

《中國共產(chǎn)黨第十九屆中央委員會(huì )第五次全體會(huì )議公報》及《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展第十四個(gè)五年規劃和二〇三五年遠景目標的建議》提出了加快數字化發(fā)展，推進(jìn)數字產(chǎn)業(yè)化和產(chǎn)業(yè)數字化的新要求。國務(wù)院國資委陸續出臺《對標世界一流管理提升行動(dòng)》《國企改革三年行動(dòng)方案》等多項政策，要求企業(yè)加快數字化轉型，在生產(chǎn)方式、業(yè)務(wù)形態(tài)、商業(yè)模式等方面積極推動(dòng)數字化重構升級。在這一背景下，施工企業(yè)工程檔案電子化已成為趨勢，檔案法的頒布也為電子檔案單軌制管理提供了法律依據。作為山東省最早推行項目管理和全國首批建筑工程施工總承包特級資質(zhì)企業(yè)，集團在工程檔案電子化方向上再一次走在了全省前列，2020 年上線(xiàn)的施工資料信息化管理平臺實(shí)現了檔案資料在項目過(guò)程中的原生電子化，并于去年配合山東省檔案館進(jìn)行了電子檔案歸檔的試點(diǎn)工作。“十四五”期間集團順應國家檔案管理的發(fā)展趨勢，在項目工程資料電子化管理的基礎上開(kāi)展工程檔案數字化、信息化轉型，將“死檔案”變成“活信息”，實(shí)現了工程檔案可查詢(xún)、可追溯、可利用的信息化管理模式，建立全生命周期工程檔案管理系統助力集團高質(zhì)量發(fā)展。

借助先進(jìn)的建設工程檔案電子化信息管理平臺，集團系統性推進(jìn)工程檔案電子化管理，將工程建設經(jīng)驗積累起來(lái)、利用起來(lái)、發(fā)揮出來(lái)，進(jìn)一步加強了工程檔案的“收、管、用”。以下為各級主管部門(mén)及集團內部電子檔案工作的具體推進(jìn)情況。

山東省檔案館電子檔案推進(jìn)情況

2021 年 12 月 16 日山東省檔案館發(fā)布魯檔館函〔2021〕39 號文《關(guān)于確定建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)項目的通知》，確定壹合廣場(chǎng)等 11 個(gè)項目為建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)項目，并從三個(gè)方面進(jìn)行了要求。

一、提高思想認識

建設項目檔案是國家檔案的重要組成部分，電子文件歸檔和電子檔案管理是提升項目管理能力，管控信息資源，促進(jìn)信息化健康發(fā)展的重要舉措，各試點(diǎn)單位要充分把握電子文件發(fā)展的時(shí)代機遇，圍繞中心、服務(wù)大局，積極探索應用新技術(shù)新方法，推動(dòng)形成具有推廣價(jià)值的科研成果，以檔案工作實(shí)際成效助力國家經(jīng)濟建設重大戰略的實(shí)施。

二、加強組織推動(dòng)

各試點(diǎn)單位要認真對照《通知》中試點(diǎn)任務(wù)的要求，進(jìn)一步明確試點(diǎn)范圍和目標，細化試點(diǎn)任務(wù)和步驟，補充完善試點(diǎn)方案。試點(diǎn)方案確定后，試點(diǎn)單位要嚴格按照試點(diǎn)目標和任務(wù)，組織檔案部門(mén)、信息技術(shù)和業(yè)務(wù)部門(mén)等協(xié)調推進(jìn)。

三、強化指導服務(wù)

各推薦單位結合本地區、本單位實(shí)際，做好試點(diǎn)工作跟蹤指導。相關(guān)檔案部門(mén)要加強檔案業(yè)務(wù)服務(wù)指導供給，緊緊圍繞試點(diǎn)推進(jìn)情況，及時(shí)幫助發(fā)現問(wèn)題、解決問(wèn)題，針對試點(diǎn)具體工作提出技術(shù)和理論服務(wù)。各試點(diǎn)單位每半年報送試點(diǎn)工作開(kāi)展情況，我館將通過(guò)跟蹤指導、階段檢查、召開(kāi)交流會(huì )、組織現場(chǎng)觀(guān)摩等方式，加強對試點(diǎn)工作的跟蹤督促。

濟南市檔案館電子檔案推進(jìn)情況

2022 年 9 月 30 日濟南市住房和城鄉建設局發(fā)布《濟南市城市建設檔案管理規定實(shí)施細則》的通知，明確指出有保存價(jià)值的電子檔案是指在城市規劃、建設和管理中通過(guò)數字設備及環(huán)境形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)等載體中，依賴(lài)計算機數字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò )上傳送的電子文件及其元數據。建設工程檔案的編制應符合《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328）和《建設電子文件與電子檔案管理規范》（CJJ/T117 的要求）。城建檔案管理機構應加快推進(jìn)傳統載體檔案數字化和電子檔案接收進(jìn)程，建設全市城建檔案一體化平臺，建立房屋建筑工程檔案和市政基礎設施檔案目錄數據庫，做好城建檔案信息資源的動(dòng)態(tài)維護和共享利用。

建設工程電子檔案的編制應當遵守下列規定：

1、建設工程電子文件形成單位應做好電子文件的收集、整理、歸檔工作；歸檔的電子文件必須完整、準確、系統，能夠反映建設活動(dòng)的全過(guò)程。

2、建設工程電子文件的著(zhù)錄應按照現行國家標準《城建檔案著(zhù)錄規范》（GB/T50323）進(jìn)行，同時(shí)應按照保證其真實(shí)性、完整性、有效性的要求補充電子文件特有的著(zhù)錄項目和其他標識信息與數據。

3、建設單位應將勘察、設計、施工、監理、測量等單位移交的工程電子檔案及相關(guān)數據與本單位形成的工程前期電子檔案及驗收階段電子檔案一起按項目進(jìn)行匯總，并對匯總后的電子檔案按要求進(jìn)行檢測；檢測合格后向城建檔案管理機構移交。

4、建設單位應督促各參建單位隨工程建設進(jìn)度同步形成、同步編制建設工程檔案，通過(guò)建設工程文件在線(xiàn)接收系統線(xiàn)上歸檔建設工程電子檔案（包括紙質(zhì)檔案掃描件）。

2023 年 3 月 21 日上午，濟南市城鄉建設發(fā)展服務(wù)中心城建檔案館黨支部、濟南市城鄉建設發(fā)展服務(wù)中心智慧住建發(fā)展部黨支部、濟南城建檔案學(xué)會(huì )及山東建工集團第五分公司黨支部在壹合廣場(chǎng)項目開(kāi)展了“‘項目突破年’優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境”法治主題黨日活動(dòng)。濟南市城鄉建設發(fā)展服務(wù)中心城建檔案館黨支部杜厚勤解讀了《〈濟南市城市建設檔案管理規定〉實(shí)施細則》，劉永剛講解了《濟南市建設工程電子檔案在線(xiàn)接收系統》，工程部對筑業(yè)云資料及資料管理云平臺進(jìn)行了相關(guān)介紹

濟南市高新區電子檔案推進(jìn)情況

2023 年 3 月 29 日，濟南市高新區召開(kāi)了“濟南市高新區建設‘一張圖’‘一鍵歸檔’推進(jìn)會(huì )”。會(huì )上提到，數字化圖紙一圖到底，強化監管保障質(zhì)量安全，電子竣工圖一鍵歸檔，為項目交付提速。為了實(shí)現工程建設項目“一套圖紙”多單位、多部門(mén)、多流程便捷使用，規范圖紙變更程序，最大限度減少工程質(zhì)量隱患和后期經(jīng)濟糾紛，濟南高新區依托“濟南市數字化圖紙閉環(huán)管理系統”與“濟南市高新區城建檔案在線(xiàn)服務(wù)平臺”互聯(lián)互通，在區域內所有在建工程項目中，推廣建設工程全過(guò)程數字化圖紙閉環(huán)管理機制，實(shí)現了工程建設“一張圖”“一鍵歸檔”。具體是，工程建設、勘察、設計、圖審、變更、施工、竣工驗收、消防審驗、檔案移交等各環(huán)節全面應用數字化圖紙，參建單位按圖施工和圖紙變更，圖紙及變更審查程序全過(guò)程納入“濟南市數字化聯(lián)合閉環(huán)管理系統”。建設單位可將圖審后的電子圖紙轉發(fā)給各參建單位，解決圖審圖紙數量有限的問(wèn)題，保障現場(chǎng)各單位、各層級均按圖審圖紙施工。

同時(shí)，工程建設項目的圖審、質(zhì)量安全監督、消防、檔案移交等部門(mén)，均可在線(xiàn)上使用數字化圖紙實(shí)施監管，最大程度上減少工程質(zhì)量隱患和后期經(jīng)濟糾紛。

建設工程檔案移交是建設工程項目竣工備案的前置條件，圖紙移交是其中的重要組成部分。而一個(gè)工程項目的圖紙從幾百張到上萬(wàn)張不等，數量繁多，歸集難度大。如今，通過(guò)數字化圖紙閉環(huán)管理新模式，系統自動(dòng)編制電子竣工圖，避免竣工圖不真實(shí)、不準確、不完整的問(wèn)題?；跀祿丝诘拇蛲?，工程竣工后，“濟南高新區城建檔案在線(xiàn)平臺”可以自動(dòng)獲取帶有電子簽章的電子竣工圖，城建檔案館不再收取紙質(zhì)竣工圖紙。及實(shí)操演示，活動(dòng)最后大家對推進(jìn)建設工程檔案實(shí)現數字化轉型進(jìn)行了交流研討。濟南市城鄉建設發(fā)展服務(wù)中心對集團電子文件歸檔和電子檔案管理工作給予充分認可和高度評價(jià)。本次活動(dòng)由濟南日報進(jìn)行了專(zhuān)題報道。

集團電子檔案推進(jìn)情況

集團自 2019 年底開(kāi)始對項目工程資料進(jìn)行統一管理，2020 年與筑業(yè)軟件公司共同研發(fā)了山東建工集團工程資料管理云平臺，通過(guò)云平臺的使用，實(shí)現了以下提升：

1. 公司加強了對工程資料管理的實(shí)時(shí)性管理，解決了檢查抽樣率不足的問(wèn)題；

2. 方便公司隨時(shí)掌握項目資料進(jìn)度情況，解決項目資料管理標準不統一、離散度大、水平參差不齊等問(wèn)題，規范管理職責和工作流程；

3. 實(shí)現工程資料的同步、交圈、真實(shí)、有效；

4. 通過(guò)數據留存，提高公司及項目工程資料的綜合管理效率；

5. 解決了項目部多、單位工程數據多、項目分散不好統一管理的現象；

6. 解決了長(cháng)期以來(lái)針對工程資料缺少有效的管理手段的問(wèn)題；

7. 實(shí)現了資料在線(xiàn)編輯、實(shí)時(shí)上傳、實(shí)時(shí)查看。

截至目前，共計對 219 個(gè)項目進(jìn)行了公司內部文件簽審，對 191 個(gè)項目進(jìn)行了建筑工程資料簽審，審批表格 10393 張，產(chǎn)生源生電子文件表格 86187 張。通過(guò)對云平臺的深度應用，減輕了程序的冗余，大幅提升了工作效率，主觀(guān)能動(dòng)性發(fā)生巨大轉變。同時(shí)，新冠疫情期間云平臺的優(yōu)越性也得以體現，通過(guò)云平臺進(jìn)行日常業(yè)務(wù)的簽審工作，可以有效減少人員間的相互接觸，保證項目持續正常運行，減少因簽審問(wèn)題帶來(lái)的后期項目履約風(fēng)險。

自 2019 年至今，資料云平臺共計投入 48 萬(wàn)元，初步推算節約人力成本約 30 萬(wàn)元 / 年，節約掃描費用約 191 萬(wàn) / 年，節約整理費用約 191 萬(wàn) / 年。

壹合廣場(chǎng)項目五方簽章推進(jìn)情況

一、試點(diǎn)任務(wù)

1. 壹合廣場(chǎng)作為山東省檔案館的第一批試點(diǎn)單位，以電子文件歸檔和電子檔案管理規范化、科學(xué)化為核心，覆蓋建設項目電子文件“形成、流轉、歸檔”和電子檔案“移交、保管、利用”等全流程的管理體系。

2. 結合項目管理信息系統實(shí)際情況，研究在建項目電子文件歸檔和電子檔案管理中涉及的存儲格式、元數據、電子簽名、封裝和備份等關(guān)鍵技術(shù)，提出保證電子文件真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性的解決方案。

3. 研究建設項目電子文件歸檔范圍、保管期限和電子檔案分類(lèi)體系，提出項目檔案僅以電子文件形式保存的實(shí)現方案。

4. 研究具有可操作性的建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理功能需求，提出適合項目管理需要的電子文件歸檔功能和電子檔案管理系統建設方案。

5. 研究大數據、云計算等數據挖掘技術(shù)，結合業(yè)務(wù)場(chǎng)景，提出電子檔案更好服務(wù)項目建設、運行和管理的方法。

二、試點(diǎn)范圍

依據濟南市重點(diǎn)建筑工程竣工檔案歸檔范圍，汽車(chē)配件廠(chǎng)一地塊開(kāi)發(fā)項目的工程準備階段文件（A 類(lèi)）、監理文件（B類(lèi)）、施工文件（C 類(lèi)）列入此次試點(diǎn)范圍。

截至 2022 年 12 月 31 日，山東建工集團汽車(chē)配件廠(chǎng)一地塊開(kāi)發(fā)項目試點(diǎn)項目用戶(hù)數量 54 個(gè)，形成工程資料電子文件共計 3947 份，其中已完成工程資料電子文件簽審 2080 份、集團內部文件簽審 72 份，工程資料電子化培訓 7 次。項目試點(diǎn)自 2021 年 8 月啟動(dòng)，2022 年 9 月成功上線(xiàn)。

有賴(lài)于項目部齊心協(xié)力和領(lǐng)導們的大力支持，試點(diǎn)工作持續推進(jìn)。經(jīng)總結和復盤(pán)，采用建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理，提高了審批效率，降低了管理成本，減少了文件管理風(fēng)險，豐富了企業(yè)知識庫，有利于企業(yè)信息化建設和企業(yè)發(fā)展。

從上線(xiàn)后的運行情況來(lái)看，系統完全滿(mǎn)足項目人員的資料編制需求，運行期間狀態(tài)良好、日趨穩定，數據更新和程序升級及時(shí)，內外部顧問(wèn)運維服務(wù)響應迅速，實(shí)現及時(shí)和有效的維護，問(wèn)題第一時(shí)間能夠溝通解決，為集團公司全面推廣建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理奠定了基礎。

道阻且長(cháng)，行則將至，行而不輟，未來(lái)可期。讓我們更加緊密地團結起來(lái)，把學(xué)習習近平新時(shí)代中國特色社會(huì )主義思想與推進(jìn)電子檔案建設深度結合，樹(shù)立敢于擔當、勇于作為的先鋒意識，促進(jìn)集團在創(chuàng )新發(fā)展階段再立新功，助力企業(yè)加快實(shí)現高質(zhì)量發(fā)展，為把集團打造成為省內建筑企業(yè)“排頭兵”而努力奮斗！

（集團工程部 黃澤鋒）